Mahasiswa Atma Luhur Kembangkan Aplikasi SIMONS untuk Digitalisasi Persuratan Kemenkum Babel
Latar Belakang dan Konteks Proyek
Plat Merah – Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkum) Kepulauan Bangka Belitung (Babel) memulai transformasi digital administrasinya melalui kolaborasi dengan Institut Sekolah Tinggi Bisnis (ISB) Atma Luhur Pangkalpinang. Proyek ini berawal dari program magang mahasiswa yang berlangsung sejak April hingga Juni 2026, dengan fokus pada pengembangan solusi teknologi informasi untuk meningkatkan efisiensi proses administratif. Pada Kamis (25/06/2026), aplikasi SIMONS (Sistem Informasi Manajemen Penomoran Surat) resmi diserahkan sebagai hasil kerja tim mahasiswa yang dipandu oleh dosen dan jajaran Kemenkum Babel.
Proses Pengembangan Aplikasi SIMONS
Tim mahasiswa terdiri dari Gilang Aksay Bilbili, M. Dimas Prasetya Wongso, dan Marcel Aris Munandar, bernaung di bawah bimbingan Teknik Informatika ISB Atma Luhur. Aplikasi ini dirancang untuk mengotomatisasi proses penomoran, penyimpanan, dan pelacakan surat-surat resmi di lingkungan Kantor Wilayah Kemenkum Babel. Dalam demonstrasi, mereka menunjukkan fitur utama seperti:
- Autonumerasi Surat: Sistem menghasilkan nomor surat unik berdasarkan format resmi Kemenkum.
- Database Terintegrasi: Data surat tersimpan dalam basis data yang dapat diekspor ke format PDF dan Excel.
- Notifikasi Otomatis: Pengingat pengarsipan dan jatuh tempo surat masuk/keluar.
Dalam paparan akhir, mahasiswa menyebutkan tantangan utama selama pengembangan, termasuk sinkronisasi dengan sistem lama yang masih tergantung pada catatan manual dan keterbatasan sumber daya IT di Kemenkum Babel.
Demo dan Evaluasi
Demo aplikasi dilakukan secara real-time di hadapan jajaran Kemenkum Babel, termasuk Kepala Bagian Tata Usaha dan Umum N.A. Triandini Oscar dan Pranata Komputer Ahli Pertama Randhy Pratama. Mereka menilai tampilan antarmuka masih perlu diperhalus untuk meningkatkan user experience. Namun, fitur manajemen nomor surat dan pelacakan berkas mendapat apresiasi tinggi. Randhy menekankan perlunya integrasi dengan sistem informasi pemerintah daerah lainnya untuk memperluas skalabilitas.
Implikasi dan Dampak
Implementasi SIMONS diharapkan mengurangi 30-40% waktu administrasi persuratan di Kemenkum Babel. Berikut tabel perbandingan dampak proyek:
| Aspek | Sebelum SIMONS | Sesudah SIMONS |
|---|---|---|
| Waktu Penomoran Surat | 30-45 menit per surat | <5 menit |
| Resiko Kesalahan | Manual, rentan human error | Automaatisasi dengan validasi data |
| Akses Data | Terbatas pada arsip fisik | Cloud-based, akses real-time |
Kolaborasi yang Menghasilkan Inovasi
Kepala Kantor Wilayah Kemenkum Babel, Johan Manurung, menyatakan proyek ini sejalan dengan Roadmap Transformasi Digital 2024-2026 Kementerian Hukum RI. Ia menekankan pentingnya menggandeng generasi milenial yang terbiasa dengan teknologi digital. “Mahasiswa bukan hanya belajar teori, tetapi langsung berkontribusi pada solusi nyata,” ujarnya. Dekan Fakultas Teknologi Informasi ISB Atma Luhur, Dr. Ellya Helmud, menilai ini adalah contoh konsep kampus berdampak yang menghubungkan akademik dengan kebutuhan industri.
Kronologi Proyek
- April 2026: Rencana magang disusun bersama Kemenkum Babel.
- Mei 2026: Tim mahasiswa memetakan kebutuhan administrasi persuratan.
- Juni 2026: Pengembangan aplikasi berjalan selama 3 minggu.
- 25 Juni 2026: Penyerahan aplikasi dan penandatanganan berita acara.
Proyek ini membuka peluang kolaborasi lanjutan, termasuk pelatihan penggunaan SIMONS bagi seluruh staf Kemenkum Babel dan pengembangan fitur tambahan seperti pemindaian surat fisik secara otomatis. Kementerian Hukum RI juga berencana mengadaptasi model proyek ini ke wilayah lain sebagai bagian dari inisiatif nasional “Digital Government 2027”.
Artikel ini dipublikasikan oleh Plat Merah.
Tinggalkan Balasan
Anda harus masuk untuk berkomentar.